Гибридный офис все сильнее вытесняет классический, и особенно этот тренд усилился после пандемии. Однако его внедрение имеет свои особенности. HR-директор «МТС Линк» Илья Потапенко рассказывает, о чем важно помнить, чтобы сотрудники могли комфортно работать в гибридном формате без ущерба для продуктивности.
Между офисом и домом
Гибридный формат появился довольно давно — уже десять лет назад он применялся в компаниях по всему миру. Но если раньше он не был мейнстримом, то пандемия превратила его в основной тренд. За почти два года ограничительных мер работодатели увидели, что и без огромного дорогого офиса команда может работать слаженно и эффективно. Сотрудники, в свою очередь, оценили преимущества удаленной работы, когда не тратится время на дорогу и не нужно соблюдать дресс-код.
С другой стороны, появились и те, кто предпочел бы вернуться в офис, потому что дома нет подходящих условий. Оптимальным решением выглядит гибридный формат, когда часть сотрудников работает в офисе, а часть — дома. Требуется меньше площадей и рабочих мест, а значит, работодатель меньше тратит на аренду. В то же время сотрудник выбирает, где ему лучше — казалось бы, всем хорошо.
Компании, которые после завершения локдауна начали требовать от сотрудников выйти в офис хотя бы на 2-3 дня в неделю, неожиданно столкнулись с неприятием. Широко разошелся пример компании Apple, когда часть команды отказалась выходить в офис даже на три дня в неделю, как того требовал работодатель, а некоторые даже уволились.
Практика двух лет, прошедших после локдауна, показала, что наиболее успешный гибридный подход выглядит так: не требовать от каждого сотрудника несколько дней в неделю находиться в офисе, как сделала Apple, а предложить каждому формат, который будет удобен как для компании, так и для сотрудника. Иначе говоря, между офисом и удаленкой распределяется рабочее время не каждого конкретного специалиста, а команды в целом. Кто-то всю неделю трудится из дома, кто-то — только из офиса, кто-то — приходит в офис время от времени.
Поэтому компания, воплощая свою стратегию, должна учитывать удобство сотрудников. Это позволит всей команде работать максимально эффективно. У кого-то дома нет условий, позволяющих сосредоточиться на работе, и ему удобнее приходить в офис. А кто-то, наоборот, в офисе больше отвлекается на переговоры с коллегами, и ему проще сосредоточиться дома. Чтобы выяснить предпочтения, стоит провести внутрикорпоративный опрос и спросить каждого сотрудника: какой формат подходит именно ему, сколько дней в неделю он хотел бы работать из офиса, какая форма контроля и отчетности для него приемлема, что влияет на его продуктивность и мотивацию и так далее. Такая информация поможет понять, насколько большой офис необходим, можно ли обойтись коворкингом или все же лучше арендовать собственное помещение, как его оборудовать и так далее.
Гибридный офис, где всем удобно, — что это?
Сегодня гибридный офис — это, как правило, неперсонифицированное рабочее пространство, в котором места не закреплены за конкретными людьми. Важно продумать рабочее пространство так, чтобы даже без персонификации оно было комфортным — ведь сотрудник итак идет на компромисс, отказываясь от «обжитого» рабочего места.
Первое важное условие — грамотно организованная звукоизоляция, поскольку в офис нередко идут в поисках тишины, которой нет дома.
Второй момент — пространства для командной работы: многие не отказались от офиса полностью именно из-за желания проводить очные встречи, так что этот пункт очень важен. Даже если офис организован по принципу опенспейса, нужны изолированные переговорные, оснащенные техникой для видеоконференций.
Третий пункт — места для хранения. Когда у сотрудника есть выделенное рабочее место, он хранит все необходимое там, но при отказе от персонализации рабочих мест возникает вопрос с хранением. Постоянно носить все необходимое с собой попросту неудобно. Поэтому имеет смысл установить локеры или шкафчики, устроенные по принципу камеры хранения — сотрудник складывает свои вещи в любой свободный.
И последний, но едва ли не наиболее важный момент. Сотрудники «на удаленке» не должны чувствовать себя оторванными от жизни компании, должны иметь возможность не только эффективно работать, но и поддерживать неформальную связь с коллегами. Например, исследования показывают, что у удаленных сотрудников может возникать чувство неравенства при организации гибридных встреч. Замечено, что люди, присутствующие в офисе, слушают в основном друг друга и не обращают внимания на тех, кто подключается удаленно.
Выходы из этой ситуации могут быть разными. С одной стороны, вполне успешно показывает себя формат, когда даже сотрудники, присутствующие в офисе, подключаются к встрече каждый со своего компьютера через онлайн-платформу. С другой — можно оснастить офис так, чтобы проведение встреч в гибридном формате не стало проблемой. В этом помогает специальное оборудование для переговорных комнат: большие экраны, на которых отображается видео спикеров и контент; микрофоны, динамики, саундбары; камеры, в том числе с умным автокадрированием (камера автоматически приближает и помещает в центр кадра говорящего, если он находится в переговорной). Бывают и продвинутые опции: смарт-дисплеи, модули для голосового управления.
Технологии играют важнейшую роль в гибридном офисе. Необходимо позаботиться об инструментах для совместной работы, и речь не только о системах видеоконференцсвязи и мессенджерах. Полезны будут онлайн-доски для совместной работы, трекеры задач и онлайн-календари, программы для совместного редактирования документов.
Учиться на чужих ошибках
При внедрении гибридного офиса компании иногда допускают ошибки. Одна из самых распространенных связана со стереотипом, что из офиса люди работают продуктивнее. Известны международные кейсы, когда по служебной лестнице продвигали в первую очередь тех коллег, которые предпочитали приходить в офис, хотя это вовсе не означало, что они работают лучше. Так, по исследованию портала resumebuilder.com, удаленные сотрудники на 24% реже получают повышение по службе, чем их коллеги, работающие в офисе. Из уст руководства зарубежных IT-гигантов также звучали заявления, что если сотрудники хотят подниматься по карьерной лестнице, им придется отказаться от удаленного формата. Такой подход не только демотивирует команду, но и вредит самой компании.
Однако есть и противоположные примеры. Например, крупная международная IT-компания Atlassian, столкнувшись в 2020 году с необходимостью перевести многотысячную команду на удаленную работу, сделала ставку на гибкость. Ее руководство выработало принцип: «Неважно, где человек работает, важно, как он это делает», и теперь каждый сотрудник может выбрать, работать ли ему из дома, из офиса или сочетать оба варианта.
Подход сработал даже несмотря на то, что многие члены команды работали в разных часовых поясах. В результате гибкой организации труда 92% сотрудников отметили, что они стали работать эффективнее, при этом каждый в среднем тратил на выполнение той же работы на 10 дней в году меньше, чем прежде.
Мы в нашей компании для повышения результативности решили внедрить эффективную систему оценки продуктивности. Например, мы применяем методологии OKR (Objectives and Key Results, Цели и ключевые результаты) и Scrum. Благодаря OKR мы с самого начала соотносим цели компании с ключевыми измеримыми результатами для каждого подразделения, а их — с задачами, которые выполняет каждый сотрудник. Это помогает четко оценивать эффективность работы в конце каждого отчетного периода. А благодаря Scrum всё наше движение к целям разделяется на короткие спринты: выполнение небольшой задачи или части работы проще оценить, чем прогресс в достижении глобальной миссии.
Второе слабое место — конфиденциальность и защита информации: при гибридном подходе ее требуется продумать особенно тщательно. Чаще всего сотрудники работают на личных ноутбуках, которые приносят с собой. И если компания настаивает на установке корпоративного ПО, это требование могут встретить в штыки: не все могут себе позволить разную технику для личных дел и для работы. Оптимальное решение — если последнюю предоставляет работодатель, но при этом она остается в распоряжении сотрудника все время работы в компании.
В любом случае, при внедрении гибридного режима работодателю следует пересмотреть политику информационной безопасности, обеспечить сотрудников всем необходимым для ее соблюдения и регулярно проводить тренинги по защите данных.
Резюмируя, можно сказать, что при организации эффективного офиса важно учесть три ключевых момента.
Между офисом и домом
Гибридный формат появился довольно давно — уже десять лет назад он применялся в компаниях по всему миру. Но если раньше он не был мейнстримом, то пандемия превратила его в основной тренд. За почти два года ограничительных мер работодатели увидели, что и без огромного дорогого офиса команда может работать слаженно и эффективно. Сотрудники, в свою очередь, оценили преимущества удаленной работы, когда не тратится время на дорогу и не нужно соблюдать дресс-код.
С другой стороны, появились и те, кто предпочел бы вернуться в офис, потому что дома нет подходящих условий. Оптимальным решением выглядит гибридный формат, когда часть сотрудников работает в офисе, а часть — дома. Требуется меньше площадей и рабочих мест, а значит, работодатель меньше тратит на аренду. В то же время сотрудник выбирает, где ему лучше — казалось бы, всем хорошо.
Компании, которые после завершения локдауна начали требовать от сотрудников выйти в офис хотя бы на 2-3 дня в неделю, неожиданно столкнулись с неприятием. Широко разошелся пример компании Apple, когда часть команды отказалась выходить в офис даже на три дня в неделю, как того требовал работодатель, а некоторые даже уволились.
Практика двух лет, прошедших после локдауна, показала, что наиболее успешный гибридный подход выглядит так: не требовать от каждого сотрудника несколько дней в неделю находиться в офисе, как сделала Apple, а предложить каждому формат, который будет удобен как для компании, так и для сотрудника. Иначе говоря, между офисом и удаленкой распределяется рабочее время не каждого конкретного специалиста, а команды в целом. Кто-то всю неделю трудится из дома, кто-то — только из офиса, кто-то — приходит в офис время от времени.
Поэтому компания, воплощая свою стратегию, должна учитывать удобство сотрудников. Это позволит всей команде работать максимально эффективно. У кого-то дома нет условий, позволяющих сосредоточиться на работе, и ему удобнее приходить в офис. А кто-то, наоборот, в офисе больше отвлекается на переговоры с коллегами, и ему проще сосредоточиться дома. Чтобы выяснить предпочтения, стоит провести внутрикорпоративный опрос и спросить каждого сотрудника: какой формат подходит именно ему, сколько дней в неделю он хотел бы работать из офиса, какая форма контроля и отчетности для него приемлема, что влияет на его продуктивность и мотивацию и так далее. Такая информация поможет понять, насколько большой офис необходим, можно ли обойтись коворкингом или все же лучше арендовать собственное помещение, как его оборудовать и так далее.
Гибридный офис, где всем удобно, — что это?
Сегодня гибридный офис — это, как правило, неперсонифицированное рабочее пространство, в котором места не закреплены за конкретными людьми. Важно продумать рабочее пространство так, чтобы даже без персонификации оно было комфортным — ведь сотрудник итак идет на компромисс, отказываясь от «обжитого» рабочего места.
Первое важное условие — грамотно организованная звукоизоляция, поскольку в офис нередко идут в поисках тишины, которой нет дома.
Второй момент — пространства для командной работы: многие не отказались от офиса полностью именно из-за желания проводить очные встречи, так что этот пункт очень важен. Даже если офис организован по принципу опенспейса, нужны изолированные переговорные, оснащенные техникой для видеоконференций.
Третий пункт — места для хранения. Когда у сотрудника есть выделенное рабочее место, он хранит все необходимое там, но при отказе от персонализации рабочих мест возникает вопрос с хранением. Постоянно носить все необходимое с собой попросту неудобно. Поэтому имеет смысл установить локеры или шкафчики, устроенные по принципу камеры хранения — сотрудник складывает свои вещи в любой свободный.
И последний, но едва ли не наиболее важный момент. Сотрудники «на удаленке» не должны чувствовать себя оторванными от жизни компании, должны иметь возможность не только эффективно работать, но и поддерживать неформальную связь с коллегами. Например, исследования показывают, что у удаленных сотрудников может возникать чувство неравенства при организации гибридных встреч. Замечено, что люди, присутствующие в офисе, слушают в основном друг друга и не обращают внимания на тех, кто подключается удаленно.
Выходы из этой ситуации могут быть разными. С одной стороны, вполне успешно показывает себя формат, когда даже сотрудники, присутствующие в офисе, подключаются к встрече каждый со своего компьютера через онлайн-платформу. С другой — можно оснастить офис так, чтобы проведение встреч в гибридном формате не стало проблемой. В этом помогает специальное оборудование для переговорных комнат: большие экраны, на которых отображается видео спикеров и контент; микрофоны, динамики, саундбары; камеры, в том числе с умным автокадрированием (камера автоматически приближает и помещает в центр кадра говорящего, если он находится в переговорной). Бывают и продвинутые опции: смарт-дисплеи, модули для голосового управления.
Технологии играют важнейшую роль в гибридном офисе. Необходимо позаботиться об инструментах для совместной работы, и речь не только о системах видеоконференцсвязи и мессенджерах. Полезны будут онлайн-доски для совместной работы, трекеры задач и онлайн-календари, программы для совместного редактирования документов.
Учиться на чужих ошибках
При внедрении гибридного офиса компании иногда допускают ошибки. Одна из самых распространенных связана со стереотипом, что из офиса люди работают продуктивнее. Известны международные кейсы, когда по служебной лестнице продвигали в первую очередь тех коллег, которые предпочитали приходить в офис, хотя это вовсе не означало, что они работают лучше. Так, по исследованию портала resumebuilder.com, удаленные сотрудники на 24% реже получают повышение по службе, чем их коллеги, работающие в офисе. Из уст руководства зарубежных IT-гигантов также звучали заявления, что если сотрудники хотят подниматься по карьерной лестнице, им придется отказаться от удаленного формата. Такой подход не только демотивирует команду, но и вредит самой компании.
Однако есть и противоположные примеры. Например, крупная международная IT-компания Atlassian, столкнувшись в 2020 году с необходимостью перевести многотысячную команду на удаленную работу, сделала ставку на гибкость. Ее руководство выработало принцип: «Неважно, где человек работает, важно, как он это делает», и теперь каждый сотрудник может выбрать, работать ли ему из дома, из офиса или сочетать оба варианта.
Подход сработал даже несмотря на то, что многие члены команды работали в разных часовых поясах. В результате гибкой организации труда 92% сотрудников отметили, что они стали работать эффективнее, при этом каждый в среднем тратил на выполнение той же работы на 10 дней в году меньше, чем прежде.
Мы в нашей компании для повышения результативности решили внедрить эффективную систему оценки продуктивности. Например, мы применяем методологии OKR (Objectives and Key Results, Цели и ключевые результаты) и Scrum. Благодаря OKR мы с самого начала соотносим цели компании с ключевыми измеримыми результатами для каждого подразделения, а их — с задачами, которые выполняет каждый сотрудник. Это помогает четко оценивать эффективность работы в конце каждого отчетного периода. А благодаря Scrum всё наше движение к целям разделяется на короткие спринты: выполнение небольшой задачи или части работы проще оценить, чем прогресс в достижении глобальной миссии.
Второе слабое место — конфиденциальность и защита информации: при гибридном подходе ее требуется продумать особенно тщательно. Чаще всего сотрудники работают на личных ноутбуках, которые приносят с собой. И если компания настаивает на установке корпоративного ПО, это требование могут встретить в штыки: не все могут себе позволить разную технику для личных дел и для работы. Оптимальное решение — если последнюю предоставляет работодатель, но при этом она остается в распоряжении сотрудника все время работы в компании.
В любом случае, при внедрении гибридного режима работодателю следует пересмотреть политику информационной безопасности, обеспечить сотрудников всем необходимым для ее соблюдения и регулярно проводить тренинги по защите данных.
Резюмируя, можно сказать, что при организации эффективного офиса важно учесть три ключевых момента.
- Оптимизация рабочих мест в физическом офисе: поскольку при гибридном формате места обычно не закреплены за сотрудниками, важно продумать их так, чтобы каждому было комфортно.
- Зоны коллективной работы: офис сейчас важен именно как место, где сотрудники могут время от времени встретиться очно, даже если в основном работают удаленно. Поэтому нужен акцент на пространствах для коллективной работы — в том числе нужны большие переговорные с современным оборудованием.
- Равные возможности для дистанционных сотрудников и тех, кто ходит в офис. Технологическая оснащенность должна позволять всем одинаково активно участвовать как в рабочем процессе, так и в неформальных мероприятиях. Например, в нашей компании мы проводим не только офлайн-корпоративы (на которые обычно приезжают сотрудники из всех регионов России), но и их онлайн-версии для тех, кто не может присоединиться офлайн. Они включают квизы, игры и другие нестандартные форматы.
